Bordrolama hizmeti, işletmelerin çalışanlarının maaş, ek ödemeler, kesintiler ve yasal yükümlülükler gibi tüm ücret hesaplamalarını mevzuata uygun şekilde yönetmesini sağlayan profesyonel bir hizmettir. Bu hizmet kapsamında, işçi ve işveren SGK primleri, gelir vergisi, damga vergisi, işsizlik sigortası primi gibi yasal kesintiler hesaplanarak çalışanların net maaşları belirlenir ve bordrolar düzenlenir. Ayrıca, fazla mesai, izin ücretleri, ikramiye, yemek ve yol yardımı gibi yan haklar da bordroya dahil edilerek eksiksiz bir ücret yönetimi sağlanır. 

Bordrolama sürecinde iş kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve güncel yasal düzenlemeler dikkate alınarak hatasız ve denetime uygun raporlar hazırlanır. İşletmeler, bordrolama hizmetini iç kaynaklarla yürütebileceği gibi, dış kaynak kullanarak (outsourcing) alanında uzman bordro hizmeti sağlayıcılarından destek alarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir. Özellikle büyük ölçekli şirketler için iş gücü yönetimini kolaylaştıran bu hizmet, personel bilgilerinin gizliliğini koruyarak hassas verilerin güvenli bir şekilde işlenmesini ve saklanmasını da garanti altına alır.

Bordrolama nedir?

Bordrolama, bir işletmenin çalışanlarına yönelik maaş hesaplamalarını, yasal kesintileri ve ek ödemeleri düzenleyerek bordroların oluşturulmasını sağlayan süreçtir. İş Kanunu ve SGK mevzuatına uygun olarak yürütülen bu süreç, çalışanların haklarının korunmasını ve işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar. Bununla birlikte, bordrolama yalnızca maaş hesaplamaktan ibaret değildir; işletmelerin finansal planlamasında, bütçeleme süreçlerinde ve denetimlerde kritik bir rol oynar. Doğru yönetilmeyen bordrolama süreçleri, hem çalışan memnuniyetini olumsuz etkileyebilir hem de işletmeyi idari para cezaları ve hukuki yaptırımlarla karşı karşıya bırakabilir. 

Günümüzde bordrolama işlemleri manuel olarak yürütülebileceği gibi, otomatik bordrolama sistemleri ve dijital İK yazılımları sayesinde hatasız ve hızlı bir şekilde de gerçekleştirilebilir. Dijital bordrolama çözümleri, işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken, veri güvenliğini ve mevzuata uyumluluğu da garanti altına alır. Özellikle büyük ölçekli şirketlerde ve uluslararası organizasyonlarda, bordro yönetimi sürecinin profesyonel yazılımlar veya dış kaynak hizmetleri (outsourcing) ile yürütülmesi, iş süreçlerinin daha verimli ve şeffaf olmasına olanak tanır.

Bir işletmede bordrolama süreci şu adımlardan oluşur:

• Çalışan maaşlarının hesaplanması
• Vergi ve SGK primlerinin kesilmesi
• Fazla mesai, yemek ücreti ve yan hakların eklenmesi
• Kesintiler sonrası net maaşın belirlenmesi
• Resmi bordro dokümanlarının hazırlanması

Bordrolama süreci, manuel olarak yapılabileceği gibi üst paragrafta belirtiği üzere özel bordro yazılımları veya dış kaynaklı hizmetlerle de yönetilebilir.

Bordro Programı Nedir ve Ne İşe Yarar?

Bordro programı, işletmelerin çalışan maaşlarını, yasal kesintileri ve ek ödemeleri hatasız bir şekilde hesaplamasını sağlayan dijital yazılımlardır. Bu programlar, bordrolama sürecini manuel hesaplama hatalarından arındırarak otomatik hale getirir ve işletmelerin mevzuata tam uyumlu şekilde bordro oluşturmasını sağlar. SGK primleri, gelir vergisi, damga vergisi, işsizlik sigortası gibi kesintileri doğru bir şekilde hesaplayarak çalışanların net maaşlarını belirler. Ayrıca, fazla mesai, ikramiye, yemek ve yol yardımları gibi ek ödemelerin de bordroya entegre edilmesini sağlar. Vergi dilimleri ve güncel yasal düzenlemeleri takip ederek işletmelerin bordro süreçlerinde hata yapma riskini minimize eder.

Bordro programları, yalnızca maaş hesaplamalarını değil, aynı zamanda işletmelerin bordrolama ile ilgili tüm süreçlerini daha verimli hale getirir. Örneğin, çalışanlara bordroların dijital ortamda iletilmesini sağlayarak kağıt israfını önler ve zaman tasarrufu sunar. Aynı zamanda, izin yönetimi, fazla mesai hesaplamaları ve yan hakların bordroya otomatik entegrasyonunu sağlayarak İK ve muhasebe departmanlarının iş yükünü büyük ölçüde azaltır. Bordro verilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde geriye dönük raporlama yapılmasını kolaylaştırarak denetim süreçlerinde işletmelere avantaj sağlar. Özellikle büyük ölçekli firmalar ve bordrolama süreçlerini profesyonel bir şekilde yönetmek isteyen işletmeler için vazgeçilmez bir araçtır.

Bordro programları, işletmelere bordrolama süreçlerinde büyük kolaylık sağlayan çeşitli özellikler sunar. Bu yazılımlar sayesinde bordro hesaplamaları hızlı ve hatasız bir şekilde yapılırken, aynı zamanda mevzuata tam uyumluluk sağlanır. İşletmelerin ihtiyaçlarına göre farklı fonksiyonlar sunabilen bordro programlarının öne çıkan bazı özellikleri şunlardır:

• Otomatik hesaplama ve raporlama: Maaş, vergi, SGK primi, işsizlik sigortası gibi tüm bordro bileşenleri otomatik olarak hesaplanır ve detaylı raporlar oluşturulabilir. İşletmeler, çalışanlara ait bordro verilerini istediği formatta alarak denetim süreçlerinde kullanabilir.
• Güncel mevzuata uyumluluk: SGK, Gelir İdaresi Başkanlığı ve İş Kanunu'ndaki değişiklikler takip edilerek bordrolama süreci her zaman en güncel yasal düzenlemelere uygun şekilde yürütülür. Vergi dilimleri, AGİ (Asgari Geçim İndirimi) düzenlemeleri ve diğer kesintiler güncel oranlarla otomatik olarak uygulanır.
• Çalışanlara dijital bordro gönderme özelliği: Çalışanların bordroları elektronik ortamda güvenli bir şekilde iletilerek kağıt israfı önlenir. Ayrıca, self-servis portallar sayesinde çalışanlar kendi bordrolarına istedikleri zaman erişebilir.
• İzin, prim ve fazla mesai entegrasyonu: Çalışanların kullandığı yıllık izinler, fazla mesailer, prim ödemeleri ve diğer yan haklar bordroya otomatik olarak yansıtılır. Böylece, bordro hesaplamaları daha verimli ve hatasız bir şekilde yönetilir.

BilişimHR gibi kapsamlı İK yazılımları, bordrolama süreçlerini yalnızca bir hesaplama aracı olmaktan çıkararak, işletmelere uçtan uca bir bordro yönetim çözümü sunar. Bu tür sistemler, bordro süreçlerini hızlandırırken, veri güvenliği, mevzuata uyumluluk ve raporlama kolaylığı gibi ek avantajlar sağlar.

Teknik bordrolama nedir?

Teknik bordrolama, işletmelerin bordro süreçlerini belirli algoritmalar ve formüller kullanarak yönetmesini sağlayan, özellikle karmaşık ücret yapılarının bulunduğu firmalar için büyük kolaylık sunan bir yöntemdir. Geleneksel bordrolama yöntemlerinden farklı olarak, sabit maaş hesaplamalarının ötesine geçerek prim bazlı ödeme sistemleri, performansa dayalı ücretlendirme, vardiya farklılıkları ve çeşitli yan hakları içeren esnek maaş yapılarını otomatik olarak hesaplar. Bu sistem, bordro hesaplamalarının standart bir çerçevede değil, firmanın belirlediği kurallar ve işleyişe uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar. Örneğin, satış ekibi için belirlenen prim sistemleri, üretim personeli için fazla mesai oranları, yönetici kadroları için performans bazlı ikramiyeler gibi unsurlar teknik bordrolama sayesinde entegre bir şekilde yönetilir.

Teknik bordrolama işletmelere önemli avantajlar sunar:

• Karmaşık maaş yapılarının kolay yönetilmesi: Farklı çalışma modellerine ve ücretlendirme politikalarına sahip firmalar için her çalışan grubuna özel maaş hesaplamaları oluşturulabilir. Örneğin, vardiya bazlı çalışanlar için gece ve gündüz çalışma farkları, satış ekipleri için belirlenen prim sistemleri veya esnek yan hakların kişiye özel uygulanması gibi detaylar, manuel işlem yapmadan bordro sistemine entegre edilebilir.
• Manuel hataların önlenmesi: Manuel olarak yapılan bordro hesaplamalarında insan hatası riski yüksektir. Teknik bordrolama, belirlenen hesaplama formüllerini otomatikleştirerek hatasız ve güvenilir maaş hesaplamaları sunar. Özellikle büyük ölçekli firmalarda, yüzlerce çalışan için yapılan hesaplamaların doğruluğu açısından büyük avantaj sağlar.
• Yasal süreçlere tam uyum: SGK, Gelir Vergisi, İş Kanunu ve diğer yasal düzenlemelere tam uyum sağlanarak tüm bordro hesaplamaları otomatik olarak güncellenir. Örneğin, gelir vergisi dilimleri, asgari ücret artışları, fazla mesai oranları gibi değişkenler sistem tarafından takip edilerek güncellenir ve bordro hesaplamalarına yansıtılır.
• Özelleştirilebilir bordro yapıları: Teknik bordrolama sistemleri, her işletmenin kendine özgü maaş hesaplama kurallarına göre yapılandırılabilir. Örneğin, bir firmanın belirlediği performans kriterlerine dayalı bonus ödemeleri veya çalışma süresine göre değişen prim oranları gibi detaylar, sistem içerisinde özel olarak tanımlanarak otomatik hesaplanabilir.
• Büyük veri analizi ve raporlama kolaylığı: Teknik bordrolama sistemleri, maaş ve yan haklarla ilgili geniş çaplı analizler yapma ve detaylı raporlar oluşturma imkanı sunar. Şirketler, çalışan bazlı bordro analizleri yaparak maliyet hesaplamalarını optimize edebilir ve bütçeleme süreçlerini daha verimli hale getirebilir.

Bordrolamanın İşletmelere Faydaları Nelerdir?

Bordrolama sürecinin doğru ve etkin bir şekilde yönetilmesi, işletmeler için birçok avantaj sunarken aynı zamanda çalışanların haklarını güvence altına alır. Doğru bordrolama, yalnızca maaş ödemelerini düzenlemekle kalmaz, aynı zamanda yasal uyumluluğun sağlanmasına, operasyonel verimliliğin artırılmasına ve çalışan memnuniyetinin yükseltilmesine katkı sağlar. 

Bordrolama sürecinin işletmelere sağladığı temel faydalar şunlardır:

• Yasal Uyumluluk: İş Kanunu, SGK mevzuatı, vergi düzenlemeleri ve diğer yasal gerekliliklere uygun bordro hesaplamaları yapılmasını sağlar. Asgari ücret değişiklikleri, vergi dilimleri, kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları gibi yasal süreçler bordro sistemleri tarafından takip edilerek güncellenir. Böylece, işletmelerin idari para cezaları ve hukuki risklerle karşılaşma ihtimali azalır.
• Zaman Tasarrufu: Bordro hesaplamalarının manuel olarak yapılması, özellikle büyük ölçekli işletmelerde ciddi zaman kayıplarına neden olabilir. Otomatik bordrolama sistemleri, maaş, ek ödemeler, kesintiler, sigorta primleri gibi tüm işlemleri hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlayarak İK ve muhasebe departmanlarının iş yükünü azaltır. Böylece, işletmeler zamanlarını daha stratejik insan kaynakları süreçlerine ayırabilir.
• Hata Riskini Azaltma: Manuel bordro hesaplamalarında yapılan en küçük hata bile çalışan memnuniyetsizliğine, yasal sorunlara ve mali kayıplara yol açabilir. Bordrolama yazılımları, tüm hesaplamaları belirlenen algoritmalara göre gerçekleştirerek hata riskini en aza indirir. Ayrıca, geçmiş bordroların arşivlenmesi ve denetim süreçlerinde kolay erişim sağlanması açısından da büyük avantaj sunar.
• Gizlilik ve Güvenlik: Çalışan maaş bilgileri ve diğer finansal veriler, yüksek güvenlik önlemleriyle saklanır. Özellikle GDPR ve KVKK gibi kişisel verileri koruma yasalarına uygun olarak, bordrolama sistemleri hassas bilgilerin sadece yetkili kişiler tarafından erişilebilir olmasını sağlar. Şifreli bordro gönderimi, iki aşamalı doğrulama gibi güvenlik önlemleriyle maaş verilerinin gizliliği korunur.
• Finansal Planlama ve Bütçeleme Kolaylığı: Bordrolama süreci, işletmelere maaş giderlerini detaylı analiz etme ve bütçeleme süreçlerini daha verimli hale getirme imkanı sunar. Aylık, yıllık veya departman bazlı maaş harcamaları raporlanarak, işletmelerin finansal planlamaları daha sağlıklı bir şekilde yapılabilir.
• Vergi Avantajları ve Teşviklerden Faydalanma: Güncel bordrolama sistemleri, devlet tarafından sağlanan SGK teşvikleri, vergi indirimleri ve işveren desteklerini takip ederek işletmelerin bu avantajlardan maksimum düzeyde yararlanmasını sağlar. Otomatik hesaplamalar sayesinde işveren maliyetleri optimize edilir.
• Özelleştirilmiş Bordro Yapıları: Bordro yazılımları, işletmelerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir. Çalışanların farklı maaş yapılarına, prim sistemlerine veya yan haklara sahip olması durumunda, tüm bu detaylar sistem içinde düzenlenerek bordrolama süreçleri şirketin politikasına uygun hale getirilir.
• Denetim ve Uyum Kolaylığı: Bordrolama sürecinin dijitalleşmesi sayesinde, SGK denetimleri ve bağımsız denetimlerde gerekli evraklara hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir. Düzenli raporlamalar ve geçmiş bordro kayıtlarının arşivlenmesi, yasal süreçlerde işletmelere büyük kolaylık sağlar.
• Çalışan Memnuniyetini Artırma: Çalışanların maaş, ek ödemeler ve kesintilerle ilgili bilgilere zamanında ve şeffaf bir şekilde ulaşması, iş yerinde güven duygusunu artırır. Dijital bordro erişimi, self-servis bordro sistemleri ve detaylı maaş hesaplamalarıyla çalışanlar kendilerini daha güvende hisseder.
• Dijital Bordrolama ve Çevre Dostu Yaklaşım: Kağıt bordrolar yerine dijital ortamda bordro düzenlenmesi, hem çevreye duyarlı bir yaklaşım sunar hem de baskı ve dağıtım maliyetlerini ortadan kaldırarak işletmelere tasarruf sağlar.

Outsource Bordrolama Hizmeti & Danışmanlığı Nedir?

Bazı işletmeler, bordrolama süreçlerini kendi bünyelerinde yönetmek yerine, uzman firmalardan destek alarak dış kaynak kullanımı (outsource) yoluna gidebilirler. Outsource bordrolama hizmeti, işletmelerin maaş hesaplamaları, SGK ve vergi kesintileri, fazla mesai hesaplamaları gibi tüm bordro süreçlerini profesyonel bir danışmanlık firması aracılığıyla yönetmesini sağlayan bir hizmettir. Bu hizmet, özellikle bordro yönetiminin karmaşıklığının arttığı büyük ölçekli işletmeler ve uluslararası firmalar tarafından tercih edilir.

Outsource bordrolama hizmeti, bordro hesaplamalarının uzman danışmanlar ve gelişmiş yazılımlar aracılığıyla hatasız şekilde yürütülmesini sağlar. İşletmeler, İş Kanunu, SGK mevzuatı, vergi kesintileri ve teşvikler gibi sürekli değişen yasal düzenlemelerle uğraşmak yerine profesyonel bir destek alarak yasal uyumluluğu garanti altına alır. Manuel işlemlerden kaynaklanan hata riski minimize edilirken, güçlü yazılım altyapıları sayesinde zaman ve maliyet tasarrufu sağlanır. Ayrıca, çalışanların maaş ve kişisel verileri KVKK ve GDPR standartlarına uygun şekilde korunarak veri güvenliği sağlanır. Bordrolama sürecinin dijitalleşmesiyle birlikte, işletmeler detaylı maaş maliyetleri ve işveren yükü analizlerine kolayca erişebilir, böylece finansal planlamalarını daha etkin bir şekilde gerçekleştirebilirler. Özellikle uluslararası şirketler için büyük bir avantaj sunan outsource bordrolama, farklı ülkelerdeki bordro mevzuatlarına uyumu kolaylaştırarak, operasyonların tek merkezden yönetilmesine olanak tanır.

Bordrolamayı Kim Hazırlar Ve Hazırlar?

Bordro hesaplamaları, işletmenin büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve bordro süreçlerinin yönetim modeline bağlı olarak farklı kişiler veya departmanlar tarafından hazırlanır. İşletmelerin bordro yönetiminde kullandıkları yöntemler, iç kaynaklarla (insan kaynakları veya muhasebe birimi aracılığıyla) veya dış kaynaklarla (outsource bordrolama hizmetiyle) yönetilebilir.

• İnsan Kaynakları Departmanı: Küçük ve orta ölçekli işletmelerde bordrolama sürecini genellikle İK uzmanları yürütür. İnsan kaynakları departmanı, çalışanların maaş hesaplamaları, ek ödemeler, primler, fazla mesai, yıllık izin ücretleri gibi bordroya dahil edilmesi gereken tüm unsurları belirler ve bordro sürecinin yasal mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlar. Ayrıca, çalışanlara bordro dağıtımını ve gizliliğini sağlamak da İK departmanının sorumlulukları arasındadır.
• Muhasebe Birimi: Finansal süreçlerle doğrudan ilgilenen muhasebe birimleri, özellikle büyük ölçekli firmalarda bordro hesaplamalarında aktif bir rol oynar. Muhasebe ekipleri, maaş ödemelerinin finansal yönetimini yaparak, SGK primleri, gelir vergisi kesintileri, işsizlik sigortası primleri gibi yasal yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesini sağlar. Ayrıca, şirketin finansal tablolarında bordro maliyetlerinin doğru şekilde raporlanmasını sağlamak da muhasebe biriminin görevleri arasındadır.
• Outsource Bordro Hizmeti Sunan Firmalar: Büyük ölçekli şirketler ve uluslararası firmalar, bordrolama süreçlerini profesyonel hizmet sağlayıcılara devrederek yönetimi daha sistematik hale getirebilir. Outsource bordrolama hizmeti, işletmelerin bordro hesaplamalarını, yasal süreç takibini ve raporlamayı dış kaynaklardan profesyonel destek alarak gerçekleştirmesini sağlar. Bu yöntem, yasal uyumluluğun kesintisiz olarak sağlanmasına yardımcı olurken, hata riskini en aza indirir ve şirket içindeki iş yükünü azaltır.
• Bordro Yazılımları ile Otomatik Bordro Yönetimi: Teknolojinin gelişmesiyle birlikte birçok işletme, bordrolama süreçlerini dijital ortama taşıyarak bordro yazılımlarından faydalanmaktadır. BilişimHR gibi gelişmiş İK yazılımları, bordro hesaplamalarını otomatik hale getirerek, yasal mevzuata tam uyum sağlayan eksiksiz bordro belgeleri oluşturur. Bu yazılımlar, bordro hesaplama süreçlerinde manuel hata riskini ortadan kaldırırken, çalışanlara dijital bordro gönderme, fazla mesai ve izin entegrasyonu gibi birçok kolaylık sunar.

İşletmelerin bordrolama süreçlerini yönetme şekli, organizasyonel yapıya, çalışan sayısına ve kullanılan teknolojilere göre değişkenlik gösterebilir. Küçük işletmeler genellikle İK ve muhasebe birimleri aracılığıyla bordrolama yaparken, büyük ölçekli işletmeler ve çok uluslu firmalar outsource bordrolama hizmetlerini veya gelişmiş bordro yazılımlarını tercih ederler.

Bordroda birim ücret ne demek?

Birim ücret, çalışanın belirli bir iş veya hizmet karşılığında saatlik, günlük, haftalık veya aylık bazda hak ettiği temel ücreti ifade eder. Bu ücret, çalışanın iş sözleşmesine, çalışma modeline ve sektöre bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Bordroda birim ücret, çalışanın temel kazancının yanı sıra fazla mesai, prim, ikramiye ve diğer ek ödemelerin hesaplanmasında da kritik bir referans noktasıdır.

İşverenler, birim ücreti belirlerken çalışma saatlerini, haftalık çalışma süresini ve yasal düzenlemeleri göz önünde bulundurur. Örneğin, saatlik çalışan bir işçi için birim ücret, çalışılan saat başına belirlenen tutardır ve bu tutar genellikle fazla mesai, resmi tatil çalışmaları veya vardiyalı sistemlerde değişiklik gösterebilir. Günlük çalışanlar için birim ücret, çalışılan gün bazında hesaplanır ve genellikle işçinin haftalık çalışma süresine göre değişiklik gösterebilir.

Aylık maaşlı çalışanlar için birim ücret daha sabit bir yapıdadır, ancak eksik gün, devamsızlık veya ücretli izin gibi durumlar maaş hesaplamalarını etkileyebilir. Ayrıca, fazla mesai, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil ücretleri gibi ek ödemelerin hesaplanmasında birim ücret temel alınır. Örneğin, fazla mesai ücreti hesaplanırken, çalışanın saatlik birim ücreti esas alınarak yüzde 50 veya yüzde 100 ek ücret uygulanır.

Birim ücret aynı zamanda işten ayrılma durumunda kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve yıllık izin ücreti hesaplamalarında da kullanılır. Çalışanın hak ettiği tazminatlar belirlenirken, bordroda yer alan birim ücret ve çalışma süresi dikkate alınır. Bu nedenle, işverenlerin ve bordro yöneticilerinin birim ücreti doğru hesaplaması ve yasal mevzuata uygun olarak bordroya yansıtması büyük önem taşır.

Ücret Hesap Pusulası Ve Bordro Aynı Şey Mi?

Ücret hesap pusulası ve bordro, genellikle birbirine karıştırılsa da farklı belgelerdir ve farklı amaçlara hizmet eder. Bordro, işletmenin tüm çalışanlarına ait maaş hesaplamalarını, yasal kesintileri, ek ödemeleri ve işveren maliyetlerini içeren resmi bir dokümandır. İşletmenin muhasebe kayıtlarında yer alır ve resmi denetimlerde, SGK bildirgelerinde veya vergi beyannamelerinde referans olarak kullanılır. Ücret hesap pusulası ise yalnızca çalışana özel olarak düzenlenen ve o çalışanın brüt maaşı, sigorta primleri, gelir vergisi, damga vergisi, yemek, yol, fazla mesai gibi ek ödemeleri ve net maaşını detaylandıran belgedir.

İşverenler, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesi gereği çalışanlarına ücret hesap pusulasını vermekle yükümlüdür. Bu belge, çalışanın maaşının nasıl hesaplandığını şeffaf bir şekilde gösterir ve herhangi bir uyuşmazlık durumunda kanıt niteliği taşır. Ancak bordro, işyerinin iç muhasebe ve finansal süreçlerinde saklanması gereken daha kapsamlı bir dokümandır ve tüm çalışanlara dağıtılması zorunlu değildir.