OBORDRO GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1. Amaç ve Kapsam

OBORDRO BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A.Ş. (“OBORDRO”), kişisel verilerin gizliliğine ve güvenliğine önem vermektedir.

Bu Politika; www.obordro.com ziyaretçileri, müşteriler, müşteri çalışanları, kullanıcılar, iş ortakları, tedarikçiler, çalışanlar ve çalışan adaylarına ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında işlenmesine ilişkin esasları açıklamaktadır.

OBORDRO, kişisel verileri hukuka uygun, belirli ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işler ve yalnızca gerekli olduğu süre boyunca saklar.

2. Veri Sorumlusu

OBORDRO BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A.Ş.

Fatih Sultan Mehmet Mah. Balkan Cad. No:62A
34770 Ümraniye / İstanbul

Telefon: 0850 441 64 40
E-posta: obordro@obordro.com

3. OBORDRO’nun Rolü

OBORDRO;

• internet sitesi,
• teklif ve müşteri ilişkileri,
• sözleşme,
• muhasebe,
• çalışan ve aday süreçleri,
• bilgi güvenliği

gibi kendi amaçlarını belirlediği faaliyetlerde veri sorumlusu olarak hareket eder.

Bordro outsourcing, online bordro, SGK, insan kaynakları, izin, yan hak, performans ve entegrasyon hizmetlerinde ise müşteri tarafından aktarılan çalışan verilerini müşterinin talimatları doğrultusunda işlediği ölçüde veri işleyen olarak hareket edebilir.

4. İşlenen Kişisel Veriler

Sunulan hizmete göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

• kimlik ve iletişim bilgileri,
• özlük ve çalışma bilgileri,
• ücret ve bordro bilgileri,
• prim, ikramiye, fazla mesai ve yan hak bilgileri,
• banka ve IBAN bilgileri,
• SGK, vergi ve teşvik bilgileri,
• izin, devamsızlık ve çalışma süresi bilgileri,
• aile ve yakınlık bilgileri,
• icra, nafaka ve hukuki işlem bilgileri,
• performans ve mesleki bilgiler,
• kullanıcı, IP, erişim ve işlem kayıtları,
• müşteri ve şirket iletişim bilgileri.

Bordro ve insan kaynakları süreçlerinin gerektirdiği durumlarda sağlık, engellilik, sendika üyeliği, iş kazası ve ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler gibi özel nitelikli kişisel veriler de KVKK’nın 6’ncı maddesine uygun olarak işlenebilir.

5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler başlıca;

• bordro ve ücret hesaplamalarının yapılması,
• SGK, vergi, teşvik ve resmi bildirim süreçlerinin yürütülmesi,
• işe giriş ve çıkış işlemlerinin desteklenmesi,
• banka ödeme dosyalarının hazırlanması,
• izin, yan hak ve özlük süreçlerinin yönetilmesi,
• online bordro hizmetlerinin sunulması,
• ERP, muhasebe ve PDKS entegrasyonlarının gerçekleştirilmesi,
• insan kaynakları ve performans süreçlerinin yürütülmesi,
• teklif, sözleşme ve müşteri ilişkilerinin yönetilmesi,
• bilgi güvenliği ve yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi

amaçlarıyla işlenebilir.

6. Hukuki Sebepler

Kişisel veriler KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde belirtilen;

• kanunlarda açıkça öngörülme,
• sözleşmenin kurulması veya ifası,
• hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• meşru menfaat,
• istihdam ve sosyal güvenlik yükümlülükleri,
• gerekli olduğu durumlarda açık rıza

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

7. Verilerin Toplanması

Kişisel veriler;

• obordro.com,
• Online Bordro sistemi,
• müşteri şirketler,
• iletişim ve teklif formları,
• e-posta ve telefon,
• ERP, muhasebe ve PDKS sistemleri,
• API ve entegrasyonlar,
• banka ve resmi kurum sistemleri

üzerinden elektronik veya fiziki yöntemlerle elde edilebilir.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler hizmetin yürütülmesi veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli olduğu ölçüde;

• müşteri şirketlere,
• SGK, İŞKUR, vergi idareleri ve diğer yetkili kamu kurumlarına,
• bankalara,
• mali müşavir, avukat ve denetçilere,
• yazılım, veri merkezi, bulut, siber güvenlik ve teknik destek sağlayıcılarına,
• müşterinin talep ettiği ve hukuken yetkilendirilmiş diğer hizmet sağlayıcılara

aktarılabilir.

OBORDRO, kişisel verileri amaç dışı olarak satmaz veya üçüncü kişilere ticari amaçla sunmaz.

9. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Kullanılan sunucu, veri merkezi veya bulut altyapısı müşterinin tercihine ve teknik gereksinimlere göre Türkiye’de veya yurt dışında bulunabilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarılması halinde işlemler KVKK’nın 9’uncu maddesi ve ilgili mevzuat kapsamında gerekli aktarım mekanizmaları kullanılarak gerçekleştirilir.

10. Çerezler ve Üçüncü Taraf Hizmetleri

www.obordro.com üzerinde zorunlu, fonksiyonel, analitik ve pazarlama amaçlı çerezler kullanılabilir.

Google Analytics, Google reCAPTCHA, Google Maps, YouTube, Meta Pixel ve benzeri üçüncü taraf hizmetler kullanılabilir.

Açık rıza gerektiren zorunlu olmayan çerezler, kullanıcı tercihi alınmadan çalıştırılmaz.

Kullanıcılara uygun olduğu ölçüde;

Tümünü Kabul Et – Tümünü Reddet – Tercihleri Yönet

seçenekleri sunulur.

Çerezlere ilişkin ayrıntılar ayrıca yayımlanacak Çerez Politikası içerisinde açıklanır.

11. Teklif ve İletişim Formları

Teklif veya iletişim talebi sırasında ad-soyad, şirket adı, e-posta, telefon ve çalışan sayısı gibi bilgiler işlenebilir.

Bu bilgiler yalnızca talebin değerlendirilmesi, iletişime geçilmesi, ihtiyaç analizi yapılması ve teklif hazırlanması amacıyla kullanılır.

Teklif talebinde bulunulması, pazarlama amaçlı elektronik ileti gönderimine otomatik olarak izin verildiği anlamına gelmez.

12. Veri Güvenliği

OBORDRO, kişisel verilerin yetkisiz erişim, açıklama, değiştirme, kayıp veya kötüye kullanıma karşı korunması amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler uygular.

Bu kapsamda erişim yetkilendirmesi, kullanıcı ve işlem kayıtları, güvenli veri aktarımı, sistem güvenliği, yedekleme, personel gizlilik yükümlülükleri ve tedarikçi güvenliği gibi kontroller uygulanabilir.

Bordro ve özel nitelikli kişisel verilere erişim, görev ve yetki gereği erişmesi gereken kişilerle sınırlandırılır.

13. Saklama ve İmha

Kişisel veriler;

• mevzuatta zorunlu bir saklama süresi varsa bu süre boyunca,
• özel bir süre bulunmuyorsa işleme amacı için gerekli olan asgari süre boyunca

saklanır.

İşleme amacı veya hukuki sebep ortadan kalktığında kişisel veriler mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Müşteri adına işlenen bordro ve personel verilerinin hizmet sonundaki durumu müşteri sözleşmesi, müşterinin talimatları ve yasal yükümlülükler doğrultusunda belirlenir.

14. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında ilgili kişiler;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenen veriler hakkında bilgi talep etme,
• işleme amacını öğrenme,
• verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme,
• şartları oluştuğunda verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhe çıkan sonuçlara itiraz etme,
• hukuka aykırı işleme nedeniyle oluşan zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

15. KVKK Başvuruları

OBORDRO’nun veri sorumlusu olduğu işlemlere ilişkin KVKK talepleri;

obordro@obordro.com

adresine veya aşağıdaki şirket adresine iletilebilir:

OBORDRO BİLİŞİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A.Ş.
Fatih Sultan Mehmet Mah. Balkan Cad. No:62A
34770 Ümraniye / İstanbul

OBORDRO’nun müşteri adına veri işleyen olduğu durumlarda çalışanların talepleri öncelikle ilgili işveren/veri sorumlusu şirkete yöneltilmelidir.

16. Politikanın Güncellenmesi

Bu Politika mevzuat, hizmetler, teknik altyapı veya kişisel veri işleme süreçlerindeki değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir.