Bordrolama süreçleri, işletmelerin hem yasal uyumluluğu sağlaması hem de çalışanlarına adil ve doğru maaş ödemesi yapması açısından kritik bir öneme sahiptir. Hatalı bordrolama, çalışan memnuniyetsizliğine, hukuki sorunlara ve cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu nedenle, bordro hesaplamalarının titizlikle yönetilmesi gerekir.

Bordro Nedir ve Neden Önemlidir?

Bordro, çalışanların ücretleri, yan hakları ve kesintilerinin detaylandırıldığı resmi bir belgedir. Hem işverenin hem de çalışanın haklarını güvence altına alır ve 4857 Sayılı İş Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer ilgili mevzuatlara uyulmasını sağlar.

Eğer bordrolama süreçlerinde hata yapılırsa;

• Çalışanlara yanlış maaş ödenebilir,
• SGK ve vergi bildirimlerinde eksiklikler oluşabilir,
• İşveren idari para cezalarıyla karşılaşabilir,
• Çalışanların hak kaybına uğraması nedeniyle iş davaları açılabilir.

Bu riskleri önlemek için, bordro süreçlerinin hem yasal çerçevede hem de işletmenin ihtiyaçlarına uygun şekilde yönetilmesi gerekir.

Bordrolama Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. Güncel Mevzuata Uygunluk

Bordrolama süreçleri yürütülürken en önemli kriter, yasal düzenlemelere tam uyum sağlamaktır. Türkiye’de bordrolama sürecinde uyulması gereken başlıca yasal çerçeveler şunlardır:

• 4857 Sayılı İş Kanunu: Çalışma süreleri, fazla mesai, izin hakları gibi konuları düzenler.
• 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu: İşçi ve işveren prim oranları, emeklilik ve sağlık sigortaları bu kapsamda belirlenir.
• Vergi Usul Kanunu: Çalışanlardan kesilen gelir vergisi, damga vergisi ve diğer yasal kesintiler için beyanname verilmesini zorunlu kılar.
• KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu): Çalışanların bordro bilgilerinin gizliliğini sağlamak için gerekli önlemleri içerir.

Bu mevzuatların sürekli değişebileceği göz önünde bulundurularak, bordrolama sürecinde çalışan profesyonellerin mevzuattaki güncellemeleri yakından takip etmesi gerekir.

1. Çalışan Verilerinin Güncelliği

Bordro hesaplamalarında kullanılacak çalışan bilgileri güncel ve eksiksiz olmalıdır. Yanlış veya eksik bilgi kullanımı maaş hesaplamalarında hatalara neden olabilir. 

Dikkat edilmesi gereken başlıca veriler:

• Brüt maaş ve yan haklar
• Çalışma süresi ve mesai saatleri
• Yıllık izin, ücretsiz izin veya avans izin bilgileri
• Kesinti ve ek ödemeler (fazla mesai, prim, tazminatlar, avanslar, icra kesintileri vs.) 

Bu verilerin bordro sistemine eksiksiz ve güncel şekilde işlenmesi, yanlış hesaplamaların önüne geçilmesini sağlar.

1. Brüt ve Net Ücret Hesaplaması

Türkiye’de maaş hesaplamalarında brütten nete geçiş yapılırken aşağıdaki kesintiler dikkate alınmalıdır:

1. Fazla Mesai, Prim ve Yan Hakların Doğru İşlenmesi

Çalışanların fazla mesai, prim ve yan hakları bordroya doğru şekilde yansıtılmalıdır.

• Fazla mesai ücreti, normal saatlik ücretin en az %50 fazlası olarak ödenmelidir.
• Primler, SGK matrahına dahil edilmelidir.
• Yol, yemek, özel sağlık sigortası gibi yan haklar, bordroda açıkça belirtilmelidir.

Yanlış hesaplamalar, çalışanların mağdur olmasına ve işverenin cezai yaptırımlara maruz kalmasına neden olabilir.

1. SGK ve Vergi Bildirimlerinin Eksiksiz Yapılması

Bordro hesaplamaları yapıldıktan sonra, SGK ve vergi bildirimlerinin eksiksiz ve zamanında yapılması gerekir.

• Aylık Prim ve Hizmet Belgesi, SGK'ya her ayın 23’üne kadar verilmelidir.
• Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi, vergi dairesine bildirilmelidir.

Gecikme durumunda, işverenler ceza ve faiz ödemek zorunda kalabilir.

1. Kıdem ve İhbar Tazminatının Doğru Hesaplanması

Çalışan işten ayrıldığında, hak ettiği kıdem ve ihbar tazminatları doğru hesaplanmalıdır.

• Kıdem tazminatı, her yıl için 1 brüt maaş olarak hesaplanır ve kıdem tazminatı tavanı dikkate alınır.
• İhbar tazminatı, işçinin kıdemine göre belirlenen ihbar süresine göre hesaplanır.

Yanlış hesaplamalar işveren aleyhine açılacak davalara neden olabilir.

1. Doğru Bordro Yazılımı Kullanımı

Manuel bordro hesaplamaları, hata yapma riskini artırabilir ve işletmeler için zaman kaybına neden olabilir. Bu nedenle, işletmelerin bordro süreçlerini daha verimli ve hatasız yönetebilmesi için gelişmiş bordro yazılımlarından faydalanması önerilir.  

• Bir bordro yazılımı, aşağıdaki avantajları sağlayabilir:  
• Mevzuata Uygunluk: Güncel yasal düzenlemelere uyumlu bordrolar oluşturur.  
• Otomatik Hesaplama: SGK, vergi, izin ve fazla mesai gibi ödemeleri otomatik olarak hesaplar.  
• Raporlama ve Arşivleme: Bordroların kolayca raporlanmasını ve arşivlenmesini sağlar.  
• Hata Riskini Azaltma: Manuel işlemlere kıyasla insan hatasını minimize eder.  
• Zaman Tasarrufu: Bordrolama süreçlerini hızlandırarak İK ve muhasebe ekiplerine operasyonel kolaylık sunar.  

İşletmeler, ihtiyaçlarına en uygun bordro yazılımını seçerken yasal mevzuata uyumluluk, kullanıcı dostu arayüz, entegrasyon yetenekleri ve destek hizmetleri gibi kriterleri göz önünde bulundurmalıdır.

Bordrolama Süreçlerine Dikkat Edilmezse Oluşabilecek Dezavantajlar

Bordrolama sürecinin hatalı veya eksik yürütülmesi, işletmeler için ciddi mali, hukuki ve operasyonel riskler doğurabilir. Personel maaşlarının yanlış hesaplanması, yasal düzenlemelere uyulmaması veya bordro süreçlerinde eksikliklerin olması işletmelerin prestijini ve finansal sağlığını olumsuz etkileyebilir.

Yasal ve Mali Riskler

Bordro süreçlerinde yapılan hatalar, iş kanunu, SGK ve vergi mevzuatına aykırılık oluşturabilir ve işletmelere ciddi cezalar getirebilir.

1. Vergi ve SGK Cezaları

• Eksik veya hatalı bildirilen prim ve vergiler, işletmelere SGK ve vergi daireleri tarafından kesilen idari para cezalarına neden olabilir.
• Zamanında ödenmeyen SGK primleri ve vergiler için gecikme faizi uygulanır.
• Denetimlerde tespit edilen usulsüzlükler, işletmeler için vergi kaçırma suçlamalarına yol açabilir.

Örnek: Yanlış vergi matrahı hesaplanması, yanlış gelir vergisi kesintisine yol açabilir ve geriye dönük vergi borcu doğurabilir.

1. Yanlış Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesaplamaları

• Çalışanların işten çıkışında kıdem ve ihbar tazminatları yanlış hesaplanırsa, çalışan dava açabilir.
• Mahkemeler, işverenin eksik ödeme yaptığı tespit ederse, faiz ve ek tazminatlarla daha yüksek bir ödeme yapmasını zorunlu kılabilir.

Örnek: Çalışanın bordrosunda fazla mesaileri eksik hesaplanırsa, iş mahkemesi tarafından geriye dönük fazla mesai farkı ödeme cezası gelebilir.

1. İş Kanunu’na Aykırılıklar ve Dava Riski

• Eksik veya hatalı bordrolama nedeniyle çalışanlar dava açabilir ve işveren haksız fesih, eksik ödeme veya işçilik alacakları nedeniyle tazminat ödemek zorunda kalabilir.
• İş hukuku ihlalleri nedeniyle mahkemeler işvereni yüksek tazminat ödemeye mahkûm edebilir.

Örnek: Yıllık izin ücretleri eksik hesaplanan bir çalışan, işten ayrıldığında geriye dönük alacak davası açabilir.

Operasyonel ve İtibar Kaybı

Bordro süreçlerinde yapılan hatalar, sadece finansal değil, operasyonel ve itibar açısından da olumsuz sonuçlar doğurabilir.

1. Çalışan Memnuniyetsizliği

• Yanlış maaş ödemeleri, çalışanların motivasyonunu ve güvenini olumsuz etkiler.
• Sürekli bordro hatası yapan işletmelerde çalışan bağlılığı azalır ve iş gücü devir oranı artar.

Örnek: Çalışan maaşlarının geç veya eksik ödenmesi, şirketin işveren markasını zedeleyerek yetenekli çalışanların başka şirketlere yönelmesine neden olabilir.

1. Denetim ve İç Kontrol Zorlukları

• Eksik veya hatalı bordrolama nedeniyle, denetimler sırasında eksik ödeme veya yanlış beyanlar ortaya çıkabilir.
• Şirket içi denetimler ve finansal raporlamalar hatalı olabilir ve muhasebe süreçlerinde güven kaybı yaşanabilir.

Örnek: Eksik SGK bildirimi nedeniyle yapılan bir denetimde tespit edilen hata, şirkete büyük bir idari ceza getirebilir.

1. Prestij Kaybı ve Çalışan Güveni

• Sürekli bordro hatası yapan işletmeler, çalışanlar tarafından güvensiz işveren olarak algılanabilir.
• Şirket hakkında kötü yorumlar yayılabilir, işveren markasına zarar verebilir ve işe alımlarda zorluk yaşanabilir.

Bordrolama Süreçlerinde Hata Yapmamak İçin Ne Yapılmalı?

Hatalı bordro işlemlerinden kaynaklanabilecek riskleri minimize etmek için şu adımlar takip edilmelidir:

1. Güncel Mevzuata Hakim Olmak:

SGK, vergi mevzuatı ve İş Kanunu değişiklikleri düzenli olarak takip edilmelidir. Asgari ücret, vergi dilimleri, tazminat hesaplama kriterleri gibi güncel mevzuatlar sürekli güncellenmelidir.

1. Bordro Süreçlerini Otomatikleştirmek:

Manuel hesaplamalar yerine, BilişimHR gibi güvenilir bir bordro yazılımı kullanarak hataları en aza indirebilirsiniz. Otomatik bordro yazılımları sayesinde vergi, SGK primi, fazla mesai ve diğer bordro unsurları eksiksiz hesaplanır.

1. Düzenli İç Kontroller ve Bordro Denetimleri Yapmak:

Bordro süreçlerinde çapraz kontroller uygulanmalı, İK ve muhasebe ekipleri düzenli bordro denetimleri yapmalıdır. Hatalı veya eksik bordrolar periyodik olarak incelenmeli ve düzeltilmelidir.

1. Çalışanları Bordro Süreçleri Hakkında Bilgilendirmek:

Çalışanlara maaş bordroları şeffaf bir şekilde sunulmalı ve fazla mesai, prim, vergi kesintileri gibi konular açıklanmalıdır. Çalışanların maaş ve kesintilerle ilgili soru sormalarına ve geri bildirim vermelerine olanak tanınmalıdır.

İyi yönetilen bir bordrolama süreci, hem işletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini hem de çalışan memnuniyetini artırmasını sağlar.

Bordrolama süreçlerinde yapılan hatalar, işletmeler için ciddi maliyetler, hukuki riskler ve çalışan memnuniyetsizliği gibi olumsuz sonuçlar doğurabilir. Eksik veya hatalı bordro hesaplamaları, vergi ve SGK cezalarına, kıdem ve ihbar tazminatı sorunlarına ve iş davalarına yol açabilirken, çalışan maaşlarının yanlış veya geç ödenmesi motivasyonu ve işveren güvenini zedeleyebilir. Bu tür riskleri en aza indirmek için güncel mevzuata hakim olmak, güvenilir bir bordro yazılımı kullanmak, düzenli iç denetimler yapmak ve şeffaf bir bordro yönetimi sağlamak büyük önem taşır. Doğru ve düzenli bordrolama, hem işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini hem de çalışan memnuniyetini artırarak şirketin itibarını güçlendirmesini sağlar.